• Jln. Dipoyono RT: 04 RW: 01 Desa Ngajaran Kec. Sale Kab. Rembang
  • pemdes.ngajaran@gmail.com

Perjalanan Sistem Informasi Desa Ngajaran

31 Maret 2018 Jutex Dibaca 429 Kali

Desa Ngajaran, pada tahun 2017 telah menggunakan SID  berbasis Sideka untuk publikasi atau Website,  dan untuk pelayanan Administrasi menggunakan Aplikasi berbasis Javascript dari pihak ketiga. 

Diakhir Tahun 2017, Pemerintah Desa melakukan Rekruitment Perangkat Desa karena ada 3 Posisi di pemerintah Desa yang kosong, sehingga pada akhirnya hasil rekruitment tersebut membuahkan 3 Orang Perangkat Desa yang masih muda.

Awal 2018 Pemerintah Desa Ngajaran menunjuk Admin SID dengan harapan dapat mengembang Sistem Informasi Desa, sehingga dapat mempermudah pelayan, dan menyebarluaskan informasi yang ada di Desa kepada Masyarakat, sehingga hak Masyarakat untuk mendapatkat informasi tentang Pemerintah Desa terpenuhi.

Sejak di berikan Mandat oleh kepala Desa, Admin SID yaitu Kasi Pemerintahan dan Kasi Pelayanan berusaha mengembangkan sistem yang telah ada, lamhkah awal dengan menyusun database kependudukan berbasis Excel berdasarkan data Kartu Keluarga yang ada didesa, kemudian data tersebut diinput ke database penduduk ke Sideka, disamping itu  update berita desa dan mempelajari sistem pelayan yang ada di Sideka juga dilakukan oleh admin, ternyata admin merasa Kesulitan Untuk Mengembangkan Sistem Berbasis Sideka.

Disisi lain dengan Aplikasi yang sebelumnya telah ada yang diperoleh dari pihak ketika untuk Pelayanan Administrasi Kependudukan, ternyata hasil Print out yang dipatentkan oleh pihak ketiga tidak sesuai dengan Format-format surat yang berlaku, sehingga aplikasi tersebut tidak digunakan, admin merasa jika pembuatan surat dilakukan secara manual dengan input satu persatu data yang dibutuhkan, maka akan tidak efektif dalam melayani masyarakat, sehingga admin berusaha dengan segenap kemampuannya membuat aplikasi berbasis Virtual Basic Excel, hingga dihasilkan Aplikasi excel yangberfungsi untuk pengantar umum, Pengantar KK, Keterangan kelahiran, dan keterangan Kematian dengan adanya aplikasi tersebut, pelayanan lebih efektif.

Dari sisi webdesa,  engine yang digunakan desa selama ini menurut admin menunya sangat terbatas, sehingga admin berinisaitif mencari alternatif engine untuk Webdesa,  hingga pada akhinya Admin menemukan sebuah Sistem Informasi Desa yang dikembangkan oleh Combine.or.id yaitu bernama OpenSID,  sehingga pada bulan Maret 2018 OpenSID mulai di pelajari oleh admin, langkah awal yang dilakukan adalah dengan instalasi OpenSID offline untuk melihat bagaimana aplikasi berjalan, dan seberapa jauh aplikasi tersebut memenuhi kebutuhan desa.

Intalasi dilakukan, satu persatu menu dipahami, dan ternyata diluar dugaan admin, aplikasi tersebut selain web engine juga terdapat menu pelayanan administrasi kependudukan dengan catatan harus membuat database kependudukan terlebih dahulu,  tidak membutuhkan waktu lama untuk membuat database diaplikasi tersebut, karena terapat menu import data kependudukan dari file excel, karena admin sudah memiliki database kependudukan berbasis excel, yang sebelumnya digunakan untuk keperluan Aplikasi berbasis VB Excel, sehingga tinggal menyesuaikan kolom seperti contoh pada file yang disediakan aplikasi.

Import database dilakukan  mencoba menu pelayanan administrasi surat pelayanan kependudukan, hasilnya ternyata belum sesuai dengan format surat yang berlaku di kecamatan, sehingga admin perlu melakukan  penyesuaian format surat-surat yang berlaku dikecamatan.

karena file yang dihasilkan aplikasi tersebut adalah file.rtf sehingga admin dengan mudah melakukan penyesuain format dan kosa kata agar sesuai dengan yang berlaku dikecamatan, sampai disitu admin menilai sistem inilah yang cocok untuk memenuhi kebutuhan Desa Ngajaran, sambil terus mempelajari sistem dan melakukan penyesuaian format-format surat yang lain, admin bertanya tanya, "Apakah format surat yang dihasilkan oleh sistem ini dapat diterima oleh pihak Kecamatan?" dan "Bagaimana sistem ini kalo Online?? "

Meskipun petanyaaan pertama belum terjawab, admin langsung melangkah dan mencoba menjawab pertanyaan kedua. pada bulan April 2018, meskipun belum dianggarkan oleh Pemerintah Desa untuk Hosting dan Domain, admin bisa mencoba sistem ini secara online berkat kebaikan pemilik Hosting Hostwaper.com. Admin nekat dan memohon kepada pemilik hosting agar dipinjami hosting untuk uji coba sistem, dan alhamdulillah pemilik Hostwaper memberikan ijin untuk itu.

Sambil mempelajari sistem ini secara online, admin berencana untuk Kordinasi dengan Pihak Kecamatan Sale terkait format Surat hasil print out sistem ini, apabila hasilnya dapat diterima oleh pihak Kecamatan, dan sistem ini berjalan dengan Lancar, maka admin akan mengusulkan kepada pemerintah desa untuk secepatnya menganggarkan dana untuk pengembangan sistem, dan mengajukan domain desa.id kepada Kominfo Kab. Rembang .

Percobaan dimulai dengan membuatkan surat pengantar kepada masyarakat yang datang meminta surat pengantar, admin tak ingin masyarakat tersebut ditolak oleh kecamatan sehingga admin membuat 2 surat pengantar, yang 1 hasil print out opensid yang telah disesuikan, dan yang 1 format manual yang biasa digunakan, admin meminta orang tersebut, untuk menunjukkan surat hasil print out opensid ke pelayanan yang ada kecamatan, dan apabila ditolak, langsung berikan surat yang satunya, dan alhamdulillah surat print out dari opensid  diterima oleh kecmatan, dan yang manual dikembalikan ke admin, sejak saat itu, pelayanan administrasi kependudukan dilakukan dengan opensid, dan Aplikasi VB buatan admin tidak lagi digunakan.

setelah merasa dapat mengoperasikan sistem yang ada di opensid, baik secara online maupun ofline, admin berkonsultasi dengan kepala desa, terkait domain desa.id untuk webdesa, pada akhirnya kepala desa memberikan surat kuasa kepada admin untuk mendaftarkan domain.desa.id, tetapi pendaftaran secara online tidak dapat dilakukan karena ada beberapa masalah data admin yang dinilai oleh pengelola domain, data admin telah digunakan, sehingga admin tidak berhasil mendaftarkan desa ke domain.desa.id.

tidak sampai disitu, admin mencari alternatif domain.desa.id, hingga pada tanggal 17 Agustus 2018 admin berhasil mendaftarkan desa ke domain desa.or.id dengan link acces ngajaran.desa.or.id, dan hosting milik salah seorang pegiat Opensid, dengan biaya yang diambilkan dari Honor admin sid.

seiring berjalannya waktu, pemerintah daerah melalui dinpermades bekerja sama dengan Relawan Tik Jawa Tengah, pada tanggal  3 September 2018, menggelar pelatihan SID dimana Desa-desa diminta untuk menghadirkan perangkat desa dalam pelatihan tersebut, dan Desa Ngajaran diwakili oleh Admin SID Desa Ngajaran yang kerap disapa Mas Jutex, pelatihan digelar 2 hari, hari pertama adalah pengenalan Aplikasi  baru yang berkaitan dengan Program Pemintah Jawa Tengah tentang  keterbukaan informasi yaitu Data Desa, data desa merupakan Aplikasi yang terintegrasi dengan Aplikasi yang telah digunakan oleh desa, seperti prodeskel, dan siskeudes, sehingga tidak akan mengganggu SID yang telah ada.

Dihari kedua petihan tersebut peserta diberikan materi pengelolaan web desa, dan untuk desa yang belum memiliki web desa telah dibuatkan webdesa, dengan domain nama-desa.situs.desa, namun karena ngajaran telah memiliki webdesa, ngajaran.desa.or.id sehingga desa ngajaran tidak menggunakan webdesa hasil pelatihan tersebut.

Dua hari setelah pelatihan yang digelar dinpermades bertepatan dengan tanggal 6 September 2018, Pihak Dinas Kependudukan dan pencatatan Sipil Kab. Rembang juga menggelar Pelatihan, dengan memperkenalkan Sistem Adminitrasi Kependudukan Desa, dalam aplikasi tersebut, terdapat database kependudukan masing-masing desa, yang setiap saat dapat disinkronkan dengan database Kependudukan yang ada di Dindukcapil secara online. 

Aplikasi yang diberi Nama SiapKedesa tersebut dilengkapi dengan menu pelayanan Administrasi kependudukan, mulai dari surat pengantar, surat keterangan, surat pernyataan, pencatatan sipil dan lain-lain seperti halnya yang ada di opensid yang selama ini digunakan oleh admin untuk pelayanan administrasi kependudukan.

Pekerjaan untuk belajar bagi admin bertambah, dari mempelajari Sikeudes, webdesa, hingga SiapKeDesa, karena target dari Dindukcapil mulai 2019, aplikasi SiapKeDesa sudah mulai digunakan.

Diawal bulan April 2019, dari Pihak kominfo mewacakan domain.desa.id untuk desa-desa dikabupaten Rembang, Alhasil, pada awal mei desa-desa di Kab. Rembang mendapatkan domai.desa-id, termasuk Desa Ngajaran, namun timbullah sebuah pertanyaan oleh admin, Engine Apa yang akan dipakai untuk domain.desa.id? Akhirnya Admin menyakan kepada Pak Rudi, bahwa engine apa yang akan digunakan, dan menanyakan nasib webdesa yg selama ini dikelola. akhirnya Pak Rudi menjawab, bahwa saat sedang dalam pembahasan, namun secara pribadi pak Rudi juga mengusulkan engine Opensid, hingga akhirnya Opensid yang digukan sebagai engine webdesa sampai sekarang, dan pak Rudi membantu admin memindahkan kontent-kontent di webdesa yang lama ngajaran.desa.or.id, ke domain dan hosting yang dikelola oleh kominfo yaitu ngajaran-rembang.desa.id.

Komentar untuk artikel ini telah ditutup.